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총계 장은 각 거래의 양측의 기록입니다. 한 회사가 제품을 판매하면 매출액이 증가하고 현금은 동일한 금액만큼 증가합니다. 회사가 채권자로부터 자금을 차용하면 현금 잔액은 증가하지만 회사 채무 잔액은 같은 금액만큼 증가합니다.

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이중 입력 시스템은 자산, 부채 및 형평으로 구성된 대차 대조표를 생성합니다. 회사 자산이 부채와 자본을 항상 같게하기 때문에 시트는 균형을 이룹니다. 자산에는 재고, 현금, 기계, 건물 및 특허와 같은 무형의 품목과 같이 회사가 소유하고있는 모든 항목이 포함됩니다. 부채는 공급자가 소유 한 단기 미지급금이나 은행에 지불해야하는 장기 미지급금과 같이 회사가 다른 사람에게 빚진 모든 것을 나타냅니다. Equity는 회사의 소유주 지분을 나타냅니다. 공평은 소유자가 회사에 기여한 모든 기여와 회사의 이익 또는 회사의 손실을 뺀 금액을 포함 할 수 있습니다.

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각 항목에는 총계 장부에 기록 된 "차변"쪽과 "신용"쪽이 있습니다. 인출시 자산 계정이 증가하고 대변 기입시 감소합니다. 반대로, 부채와 자본은 대변 기입시 증가하고, 인출시에는 감소합니다. 자산이 차변에 따라 증가하면 항목의 신용 측은 자산을 낮추거나 다른 자산에 영향을 미치거나 부채 또는 자본 계정에 영향을 주면서 증가시켜 자산 = 부채 + 자본 균형 방정식을 유지합니다.

예를 들어, Lucie가 새로운 식료품 점을 열면 회사에 $ 100,000의 저축을 제공하여 사업을 시작할 수 있습니다. 총계정 원장에 첫 번째 입국은 회사의 자산을 늘리는 현금 인출이며, 자본에 대한 신용으로서 Lucie의 소유 지분을 증가시킵니다. Lucie가 회사 신용 카드로 $ 5,000에 대해 일부 선반 단위를 구매하면 총계정 원장의 다음 항목은 5,000 달러에 장비 대금을 지불하고 회사 자산을 늘리고 신용 카드로 5 달러를 지불하게됩니다 , 000, 회사의 부채 증가.

각 원장에 대해 보조 원장을 보관할 수 있으며 이는 입력의 절반 만 나타냅니다. 그러나 총계 장부에는 두 가지 항목 모두에 대한 기록이 있습니다. Lucie가 선반을 구매할 때 Equipment Sub-ledger는 5 천 달러에 장비 대금 인 항목의 절반 만 표시합니다. Credit Card Due 보조 원장은 나머지 항목의 기록을 포함합니다. 신용은 5 천 달러입니다.총계 장부에는 두 줄이 추가되어 차변 및 대변 모두에 5,000 달러가 표시됩니다. 월스트리트 저널 (Wall Street Journal)에 따르면, 더블 엔트리 시스템의 초기 사용은 15 세기 루카 파시오 올 (Luca Pacioli)에 의해 문서화되었습니다. 1400 년대의 회계사들은 기록 보존을 위해 펜과 종이를 사용하여 각 더블 엔트리를 고심하게 추적했습니다. 오늘날의 회계사들은 일반적으로 실제 총장 장부를 사용하지 않습니다. 그러나 현대 회계 소프트웨어는 모든 거래에 대해 총계 장부에 두 개의 항목을 게시하는 것과 동일한 기본 개념을 사용합니다.